Sbloccare la crescita attraverso riunioni di team efficaci

Le riunioni sono parte integrante della gestione di un'azienda. Che si tratti di una società con migliaia di dipendenti in tutto il mondo o di un ufficio di quattro persone, praticamente qualsiasi tipo di impresa tiene riunioni almeno su base semi-regolare.

Per quanto onnipresenti, le riunioni tendono anche a suscitare un lieve fastidio, se non addirittura disprezzo. Alcuni le vedono come un'inutile perdita di tempo (da qui il lamento popolare, "Questo si sarebbe potuto fare con un'e-mail!"). Altri pensano che siano un'interruzione sgradita di una giornata di lavoro troppo impegnativa.

Il fatto è che gran parte della connotazione negativa che le circonda ha un fondo di verità: molte riunioni sono una perdita di tempo. Ma non perché siano intrinsecamente inefficaci, quanto piuttosto per il fatto che spesso mancano di un impianto strutturato, uno scopo definito e obiettivi chiari.

Le riunioni sono fondamentali per favorire la crescita dei team di consulenza, se eseguite correttamente

Proprio come qualsiasi altra azienda, i team di consulenza finanziaria spesso hanno difficoltà a pianificare e svolgere riunioni efficaci, e così rischiano di perdere preziose opportunità per rafforzare la base clienti, sviluppare nuovi contatti e raggiungere obiettivi di crescita, il che a sua volta può ostacolare il successo e la sostenibilità delle pratiche in uso.

Per affrontare questa sfida, i team di consulenza dovrebbero iniziare da una struttura che dedichi una parte rilevante di ogni riunione a discussioni relative alla crescita. L'ordine del giorno deve essere chiaramente definito e includere argomenti come le strategie di acquisizione dei clienti, gli aggiornamenti sulle pipeline di prospezione dei consulenti e le tattiche di gestione delle relazioni con i clienti per concentrarsi sul consolidamento, la fidelizzazione e le referenze dei migliori clienti.

Una volta stabilito questo quadro di riferimento, i team possono utilizzare la struttura in cinque passi riportata di seguito per la pianificazione delle riunioni mensili. (Nota: ai fini di questo articolo, definisco la riunione mensile del team come una piattaforma a uso dei consulenti per elaborare strategie, pianificare ed eseguire la loro visione, con l'obiettivo di espandere la base clienti e raggiungere una crescita sostenibile).

1. Definisci lo scopo della riunione: inizia articolando gli obiettivi e gli obiettivi specifici della riunione. Assicurati che lo scopo sia in linea con gli obiettivi aziendali e di crescita più generali dell'attività di consulenza.
2. Fissa obiettivi chiari: identifica i risultati chiave che vuoi ottenere durante ogni riunione. Questi obiettivi devono essere specifici, misurabili e attuabili.
3. Stabilisci un ordine del giorno: crea un ordine del giorno dettagliato per la riunione che delinea gli argomenti, le discussioni e le attività che si svolgeranno. Struttura l'ordine del giorno in modo che supporti lo scopo e gli obiettivi della riunione.
4. Prepara materiali e risorse: raccogli tutti i materiali, i dati, i report o le risorse che serviranno durante la riunione, come per esempio ricerche di mercato, profili dei clienti, parametri di performance e analisi della concorrenza.
5. Pianifica l'incontro: scegli una data e un'ora adatte per la riunione di crescita mensile e aggiungila al calendario del team. La coerenza nella pianificazione è fondamentale per mantenere l'efficacia della riunione.

All'interno del quadro sopra descritto, assicurati di incorporare quanto segue quando conduci riunioni mensili di crescita del team:

• Pianificazione strategica: utilizza questo ambiente strutturato per sviluppare e perfezionare le strategie di acquisizione dei clienti. I consulenti possono valutare lo stato attuale dell'attività, fissare obiettivi chiari e delineare piani d'azione per acquisire nuovi clienti e coltivare le relazioni esistenti.
• Allineamento: assicurati che tutti i membri del team siano allineati con gli obiettivi di crescita dell'attività e lavorino in modo collaborativo verso gli stessi obiettivi. Questo favorisce un senso di scopo e direzione condivisi.
• Responsabilità: i consulenti possono assegnare responsabilità, monitorare i progressi e considerarsi reciprocamente responsabili del raggiungimento degli obiettivi.
• Miglioramento continuo: sfrutta le riunioni mensili come un'opportunità per condividere le migliori pratiche, le lezioni apprese e le storie di successo incentrate sulla promozione di una cultura del miglioramento continuo. Ciò favorisce un ambiente in cui i consulenti imparano gli uni dagli altri e adottano strategie di successo.

L'ultimo ingrediente chiave: l'impegno

Affinché la struttura e gli elementi elencati sopra siano efficaci, i team devono impegnarsi a monitorare i progressi verso gli obiettivi collettivi dichiarati e fare in modo di ritenersi reciprocamente responsabili. Ciò consentirà a tutti i membri del team di condividere la crescita dell'attività e contribuire alla creazione di ricchezza per le famiglie con cui interagiscono.

Adottando queste soluzioni, i consulenti finanziari e i loro team possono ottimizzare il tempo trascorso insieme durante le riunioni strategiche di crescita in modo da continuare a trainare l'espansione e l'acquisizione di clienti, con particolare enfasi sulla gestione efficiente degli sforzi per lo sviluppo dell'attività.

A tal fine, consiglio vivamente il libro Traction di Gino Wickman per i team che ambiscono a sviluppare il proprio business. Il bestseller delinea i segreti per rafforzare i sei componenti chiave™ della vostra attività e spiega come condurre quelle che Wickman chiama "riunioni di livello 10".